現代教育技術處檔案管理辦法

一、檔案管理基本原則：

（一）凡是現代教育技術處在各類活動中直接形成的具有保存價值的文物、實物、文字、圖表和聲像載體材料，均屬可保管的范圍。

（二）凡屬歸檔范圍的材料必須確保完整、系統(tǒng)、準確，紙質檔案材料和電子檔案材料同步存檔，實行集中統(tǒng)一管理，任何人不得將檔案材料據為己有或拒絕存檔。

（三）辦公室負責檔案管理工作，認真做好各類檔案的收集、整理、歸檔工作。

二、歸檔范圍：

（一）能反映黨群、行政主要職能活動和基本歷史面貌的，對中心工作、學校建設和歷史研究具有利用價值的文件、文物、實物材料，如各項工作活動中形成的具有查考利用價值的文件、材料、報表、照片、錄像、合同、獎狀、獎杯、獎牌、紀念品等不同形式和載體的歷史記錄均屬歸檔范圍。

（二）具有憑證價值的文件材料以及其他對處室工作具有查考價值的文件材料，具體內容詳見附件１。

三、歸檔時間：

（一）文書材料每月底前立卷歸檔。

（二）會計文件材料在會計年度結束后，由辦公室立卷歸檔。

（三）各部門組織會議等活動相關的照片（底片）、錄音、錄像材料在拍攝（制作）完畢后三日內交由辦公室歸檔。

（四）其它門類和載體的文件材料，也應于完成工作后三日內交由辦公室歸檔。

四、歸檔要求：

（一）應歸檔的文件材料應為已結束的工作（或項目）的所有文件材料，并做到打印件與底稿，正件與附件，不同形式和載體的文件材料齊全完整。

（二）歸檔文件材料應保持它們之間的歷史聯系，按照檔案管理的規(guī)范分類、填寫各類目錄。

（三）收集文件材料（含電子文檔）必須齊全完整，做到分門別類存放。整理檔案要按照文件材料形成的自然規(guī)律，保持它們之間的聯系，區(qū)分價值，分類整理，案卷質量符合業(yè)務規(guī)范要求。歸檔文件材料的制作和書寫要適宜長期保存，禁止使用鉛筆和復寫紙。

五、檔案保管：

（一）現代教育技術處所有的各種門類和載體的檔案材料，由辦公室集中統(tǒng)一管理，任何個人不得私自保存和任意銷毀；辦公室負責定期檢查檔案，作好檢查記錄，發(fā)現問題及時采取有效措施，確保檔案完整和安全。

（二）檔案保管應采用專用柜架，檔案庫房應當堅固可靠、清潔通風，有防火、防盜、防鼠、防潮、防光、防塵、防蟲、防高溫、防有害氣體等設施。

（三）檔案管理人員必須妥善保管好已歸檔和正在辦理的文件，嚴禁遺失、失密和泄密；檔案保管人員調動工作時，應在離職前辦好交接手續(xù)，雙方應根據移交目錄清點核實，并履行簽字手續(xù)。

（四）檔案查閱要嚴格按程序登記，歸還時注銷；借出檔案要從嚴掌握，定期催還；定期檢查檔案保管狀況，對破損或變質的檔案及時修補、復制或做其他技術處理。

六、檔案保密：

（一）認真貫徹《保密法》，遵守保密制度，保守檔案機密，維護檔案秘密的安全。

（二）辦公室保管的涉密檔案，要根據國家規(guī)定確定保密項目和密級，不得擅自擴大使用和接觸的人員范圍。

（三）任何人不得擅自翻印、復制、摘抄和向外傳播保密檔案內容。經批準翻印、復制的保密材料要按正式文件進行登記和清退。

（四）檔案移交、接收和查（借）閱必須辦理登記手續(xù)，歸還時要清點注銷。

（五）需銷毀的檔案材料，應造具清冊，寫出銷毀報告，經鑒定小組審批后，在指定地點銷毀。

（六）在借閱檔案的時候，需愛護檔案，不得在文件材料上畫圈、勾線和作任何記號，不得涂改拆散、抽頁、污染和損壞檔案。檔案一般只能在指定地點查閱，不得隨意帶走。

七、檔案工作崗位責任：

（一）貫徹執(zhí)行國家關于檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，以及學校檔案工作的規(guī)章制度；加強本單位人員學習檔案法律、法規(guī)，提高員工的檔案意識，把檔案工作納入本單位工作的議事日程。

（二）按歸檔要求做好平時文件材料的積累、分類、立檔工作，歸檔案卷做到組卷合理，案卷目錄清晰，案卷標題準確；認真對待本單位、本部門文件材料的收集、保管、分類和立卷歸檔工作，確保歸檔材料完整、清潔、系統(tǒng)，具有法律效力。

（三）加強與學校檔案館聯系，主動接受檔案館的業(yè)務指導和督促檢查，加強檔案業(yè)務知識的學習，不斷提高檔案工作水平。

（四）做好檔案保護、保密工作，確保檔案材料的完整、安全。

本辦法自印發(fā)之日起實行。

 

 

徐州開放現代教育技術處

2019年1月21日